Projekt "Cooperation Works"

Föderung der Kooperation bei internationaler, teils virtueller Projektarbeit*

Projektverantwortliche: Prof. Dr. Jurij Ryschka und Matthew Speyer; Organisationsentwicklung Prof. Dr. Ryschka
Dauer der Begleitung: 15 Monate

Ausgangslage

Den Ausgangspunkt für das Projekt zur Kooperationsförderung bildete der Auftrag eines Finanzdienstleisters, das Steuerungsteam eines für das Unternehmen bedeutenden, mehrjährig angelegten, komplexen IT-Projekts bezüglich seiner teaminternen Kooperation zu unterstützen. Dem Auftrag vorangegangen war eine mehrmonatige Projektphase, in denen Projektleiter und Teilprojektleiter in diesem Team grundsätzlich erfolgreich zusammen arbeiteten, aber dennoch mehrfach Störungen in ihrer Kooperation untereinander erlebten, ohne dass diese konstruktiv aufgelöst werden konnten. Mit der Begleitung des Projektteams sollte sichergestellt werden, dass die weiteren erheblichen finanziellen, personellen und zeitlichen Investitionen nicht durch interne Kooperationsschwierigkeiten zentraler Akteure ausufern. Der Schwerpunkt der Unterstützung sollte darin bestehen, Strategien und Interventionen anzubieten, mit denen die Kooperation im Kernteam gefördert wird und eingetretene Störungen und deren mögliche negative Auswirkungen konstruktiv gelöst werden.
Das Steuerungsteam setzte sich aus zwei Projektleitern, einem PMO-Leiter und fünf Teilprojektleitern zusammen, die aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens stammten. Wichtige Merkmale des Teams bestanden darin, dass es multinational besetzt und auf mehrere Standorte in verschiedenen Ländern und Kontinenten verteilt war. Das Team koordinierte sich hauptsächlich über elektronische Medien. Hinzu kamen regelmäßige Telefonkonferenzen und seltene Face-to-Face-Arbeitstreffen. Die Projektarbeit hatte somit sowohl interkulturelle als auch „virtuelle“ Kennzeichen.

Entwicklung und Umsetzung des Konzeptes

Nach einer intensiven Auftragsklärung mit den Projektleitern und persönlichen Interviews mit allen Teilprojektleitern zeichneten sich mehrere kooperationsrelevante Themen ab, an die Interventionen anknüpfen sollten:

Entwicklung einer zieldienlichen Kooperationskultur, d.h. das Steuerungsteam widmet dem Thema Kooperation zukünftig mehr Aufmerksamkeit und behandelt es als eigenständiges Anliegen, damit die Thematisierung und ggf. Veränderung der Kooperationsqualität selbstverständlich wird
Reflexion der Beiträge der Projektleiter zu einer förderlichen Kooperation
Reflexion und Verbesserung der Effektivität der bisher bestehenden Kooperationsforen wie z.B. der wöchentlichen Telefonkonferenz und der Face-to-face-Arbeitstreffen
Ermittlung des Niveaus der Kooperation und relevanter Kooperationsthemen zur Vorbeugung von Störungen

Auf der Grundlage dieser Ziele und Themen wurde ein Gesamtkonzept entwickelt, das im Folgenden erläutert wird:

Beratung und Begleitung der Projektleiter zum Thema Kooperation
Der Schwerpunkt bei der Beratung lag zum einen auf der Reflexion und der weiteren Planung der Interventionen zur Kooperationsförderung. Zum anderen wurden das Rollenverständnis und das Verhalten der Projektleiter bezogen auf ihre Bedeutung für die Kooperationsqualität im gesamten Team thematisiert. In diese Beratungsgespräche flossen Schilderungen der Projektleiter zu Ereignissen in der Projektarbeit ein. Weiterhin wurden Beobachtungen der Berater rückgespiegelt, gewonnen aus den nachfolgend geschilderten Interventionen.
(Kurz-)Workshops zur Kooperation im Steuerungsteam
Es wurde ein mehrtägiger Workshop mit dem gesamten Steuerungsteam mit folgenden Zielen durchgeführt:
1. Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses von zieldienlicher Kooperation
2. Verbesserung der bestehenden Kooperationsforen
Zum anderen gab es mehrere Kurzworkshops im Rahmen von Arbeitstreffen, bei denen auch Kooperation thematisiert wurde. Oberstes Ziel der Beraterinterventionen war stets, die Aufmerksamkeit der Teammitglieder auf zieldienliche Haltungen und Interaktionsmuster zu fördern und sie zu ermutigen, kooperationsdienliche Veränderungen herbeizuführen.
Regelmäßiges Survey-Feedback-Tool zur Kooperation
Das Survey-Feedback-Tool bestand aus einem Fragebogen zur Einschätzung der Kooperationsqualität und einer Prozedur zur Rückmeldung der Antworten an alle Beteiligten. Die Einführung und Realisierung dieses Instruments geschah im Zusammenhang mit der Anforderung, allen Projektbeteiligten regelmäßig die Güte der Kooperation widerzuspiegeln und auf der Grundlage der erhaltenen Informationen über sinnvolle interne Veränderungen und notwendige Interventionen zu entscheiden. Der von den Beratern entwickelte „Cooperation-works!“-Fragebogen gliederte sich in vier Teile:
1. Teil: Gesamteinschätzung der Kooperationsqualität im vergangenen Monat mit differenzierter Begründung
2. Teil: Angaben dazu, welche Beiträge wer im Team zukünftig leisten soll, um die Kooperation spürbar voran zu bringen
3. Teil: Einschätzung, inwieweit eine Verbesserung der Kooperation zwischen jeweils zwei Akteuren im Team zu Fortschritten führen würde
4. Teil: Beurteilung, welche zu erwartenden Entwicklungen im Projekt auf die Güte der Kooperation Einfluss nehmen könnten
Der Fragebogen wurde monatlich per E-Mail verschickt und am Computer ausgefüllt. Aus den Antworten wurde ein zusammen-fassender Bericht von den Beratern erstellt, der auf einer Seite kommentiert und mit Empfehlungen versehen war. Die Anwendung des Instruments führte dazu, dass die Mitglieder des Steuerungsteams mindestens zweimal pro Monat der Reflexion der Kooperation Aufmerksamkeit widmeten, einmal beim Bearbeiten des Fragebogens und dann nach Erhalt der Zusammenfassung.

Resümee

Aus Beratersicht war zu beobachten, dass die Mitglieder des Steuerungsteams Kooperationsthemen zunehmend als selbstverständlich behandelten, die besprechbar und lösbar waren. Das anfangs heikle Thema Kooperation erhielt einen höheren Stellenwert und Störungen wurden offener angesprochen. Das monatliche Feedback-Survey-Tool etablierte sich über die Zeit als Forum, in dem die Kooperation kritisch betrachtet und reflektiert wurde, in dem aber auch Erwartungen, Anerkennung, Beschwerden und Vorschläge zur Kooperation ausgetauscht wurden. Die Qualität der internen Kooperation wurde im Fragebogen nach einem Jahr spürbar höher eingeschätzt als zu Beginn des Begleitprojektes. Insgesamt wurde durch die Interventionen das Hauptziel des Begleitprojekts erreicht, im Steuerungsteam eine veränderte Kultur des Umgangs mit Kooperationsthemen zu fördern und somit Nutzen für das IT-Projekt zu stiften. Fazit der Projektleitung: „Diese Begleitung werden wir weiterempfehlen!“

*zusammengefasst aus: Tietze, K.-O., Speyer, M. & Ryschka, J. (2008). Cooperation works ! Förderung der Kooperation bei internationaler, teils virtueller Projektarbeit: Softwareentwicklung bei einem Finanzdienstleister. Vortrag auf dem 7. Kongress für Wirtschaftspsychologie in Stuttgart, 4/2008.